مرتكزات الحوكمة

إطار الحوكمة

تلتزم الشركة بتطبيق سياسات داخلية متكاملة تتوافق مع أفضل الممارسات والمعايير المعتمدة في حوكمة الشركات، بما يضمن وجود إطار تنظيمي ورقابي فعّال يُعزز الشفافية والنزاهة على جميع المستويات الإدارية والتشغيلية.

وتركّز هذه السياسات على ترسيخ مبادئ المساءلة والمسؤولية في اتخاذ القرار، وضمان وضوح الأدوار وتوزيع الصلاحيات، وتعزيز مبدأ الإفصاح عن المعلومات الجوهرية بدقة ووضوح وفي الوقت المناسب، كما تهدف هذه السياسات إلى تحقيق التوازن بين مصالح مختلف أصحاب المصلحة، من مساهمين ومجلس إدارة وإدارة تنفيذية وموظفين ومتعاملين وجهات تنظيمية، وذلك من خلال بناء بيئة عمل قائمة على الثقة والالتزام بالقوانين واللوائح ذات العلاقة.

وتسعى الشركة من خلال هذا النهج إلى دعم استدامة الأعمال، وتحقيق نمو طويل الأمد، وتوليد قيمة مضافة تسهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية، وتعزيز السمعة المؤسسية على المدى البعيد.

دليل الحوكمة

قامت الشركة بإعداد أنظمة الحوكمة الخاصة بها بما يتماشى مع لائحة حوكمة الشركات، التي تضع القواعد والمعايير المنظمة لإدارة الشركات، وذلك بهدف الالتزام بأفضل الممارسات وتطوير دليل شامل لحوكمة “كدانة” يُراعي المتطلبات التنظيمية.

ويُعد هذا الدليل الإطار المرجعي المعتمد لإدارة العمليات التشغيلية والمالية والإدارية بكفاءة وفعالية، ويسعى إلى:

تعزيز الالتزام بالتشريعات والأنظمة ذات الصلة.
رفع مستوى الشفافية والمصداقية في تقديم المعلومات لجميع أصحاب المصلحة

مسؤوليات مجلس الإدارة

يتولى إدارة الشركة مجلس إدارة يتكوّن من (9) أعضاء، يتم تعيينهم من قِبل الجمعية العامة لمدة أربع سنوات، ويتمتع المجلس بأوسع الصلاحيات في إدارة الشركة ويضطلع بعدد من المهام والمسؤوليات الجوهرية التي تضمن توجيه الشركة نحو تحقيق أهدافها الاستراتيجية.

ومن أبرز هذه المهام:

أولًا: التخطيط الاستراتيجي والإشراف العام
وضع الخطط الاستراتيجية والسياسات العامة والأهداف الرئيسة للشركة والإشراف على تنفيذ تلك الخطط ومراجعتها بشكل دوري والتأكد من توفر الموارد البشرية والمالية اللازمة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية.

ثانيًا: الإشراف على الإدارة التنفيذية
الإشراف على أداء الإدارة التنفيذية وتنظيم عملها والرقابة عليها والتأكد من التزام الإدارة التنفيذية بالسياسات المعتمدة من المجلس وتعيين الرئيس التنفيذي وتحديد صلاحياته ومكافآته ومتابعة أدائه وتعيين أمين سر مجلس الإدارة وعقد اجتماعات دورية مع الإدارة التنفيذية لتقييم الأداء وتقديم التوجيه اللازم.

ثالثًا: الحوكمة والسياسات الداخلية
وضع السياسات الداخلية لإدارة الشركة وإعداد قواعد الحوكمة الخاصة بالشركة بما لا يتعارض مع الأنظمة ذات العلاقة مراجعة وتحديث الهيكل التنظيمي والنموذج التشغيلي للشركة بشكل دوري.

رابعًا: الرقابة المالية والمحاسبية
مراجعة واعتماد القوائم المالية السنوية والتقارير المرحلية (إن وجدت) ،واعتماد المركزالمالي للشركة وفقًا للمعاييرالمحاسبية المعتمدة.

الموافقة على نظام الرقابة الداخلية ومتابعة تطبيقه واعتماد الموازنة السنوية.

خامسًا: التمثيل القانوني
تمثيل الشركة أمام الجهات الرسمية والحكومية والخاصة، وفي كافة التعاملات القانونية والإدارية.

لجنة المراجعة

لجنة المراجعة تمثل المسؤولية الأساسية للإشراف على سلامة ونزاهة التقارير المالية للشركة، ومتابعة أعمال المراجعة الداخلية والخارجية، وضمان الامتثال للأنظمة والتشريعات ذات العلاقة، بالإضافة إلى مراقبة مدى التزام الشركة بالإفصاح والشفافية، والإبلاغ عن حالات الفساد، وتقييم السياسات والإجراءات المعتمدة، واستراتيجيات إدارة المخاطر.

وتشمل مهام اللجنة ما يلي:

الإشراف على نزاهة وشفافية القوائم الماليةالأولية والسنوية، وضمان دقة وسلامة عملية الإبلاغ المالي.

تقييم كفاية وفعالية أنظمة الرقابة الداخلية ذات الصلة بالتقارير المالية، ومتابعة أداء إدارة المخاطر المالية، ومدى تعرض الشركة للمخاطر ومراجعة مؤهلات وأداء المراجع الداخلي، وضمان استقلاليته وكفاءته.

التأكد من استقلالية وفعالية المراجع الخارجي، ومتابعة مدى التزامه بالمعايير المهنية المعتمدة.
مراقبة التزام الشركة بالأنظمة واللوائح والسياسات والتعليمات المعمول بها.

لجنة المكافآت والترشيحات

يتمثل الدور الأساسي للجنة المكافآت والترشيحات في الإشراف على سياسات وإجراءات المكافآت في الشركة، بما يضمن تحقيق العدالة، والتحفيز، وتعزيز الأداء المؤسسي، وذلك من خلال وضع الأطر التنظيمية للتعويضات ومراجعتها بشكل دوري، لضمان اتساقها مع أهداف واستراتيجية الشركة.

كما تتولى اللجنة قيادة عمليات ترشيح وتعيين أعضاء مجلس الإدارة، من خلال تطوير معايير دقيقة للترشيح تضمن الكفاءة والتنوع، وتلبي متطلبات الحوكمة الفاعلة.

وتشمل مسؤوليات اللجنة مراجعة خطط التعويضات السنوية لأعضاء مجلس الإدارة وكبار التنفيذيين، والتأكد من استقلاليتها، وتقييم المرشحين وتقديم التوصيات المناسبة بشأنهم، وتُعنى اللجنة أيضًا بتقييم هيكل مجلس الإدارة وتشكيل لجانه، والتأكد من ملاءمتها لتحقيق التوازن في الخبرات والاختصاصات، بما يعزز فعالية حوكمة الشركة واستدامة أدائها.

اللجنة التنفيذية

تُعد اللجنة التنفيذية إحدى اللجان المنبثقة عن مجلس الإدارة، وتهدف إلى دعم المجلس في أداء مسؤولياته من خلال متابعة الشؤون الاستراتيجية والتشغيلية والإدارية، وضمان كفاءة سير الأعمال بما يتماشى مع أهداف الشركة. وتضطلع اللجنة بالمهام التالية:

متابعة تنفيذ الخطط الاستراتيجية والتشغيلية، وضمان توجيه الموارد البشرية والمالية بما يتوافق مع أولويات الشركة المعتمدة.
مراجعة الأداء المالي والاستثماري والتشغيلي، ورفع التوصيات اللازمة لمجلس الإدارة بشأن التعديلات المقترحة أو الإجراءات التصحيحية.
اتخاذ القرارات الإدارية والتشغيلية التي تندرج ضمن صلاحيات اللجنة، وفق جدول الصلاحيات المعتمد من مجلس الإدارة.
مناقشة الموضوعات العاجلة أو الاستثنائية التي تتطلب قرارات سريعة، ورفع التوصيات المناسبة إلى مجلس الإدارة.
ضمان التزام الشركة بالأنظمة واللوائح والسياسات الداخلية في القرارات التنفيذية التي تراجعها اللجنة تعزيز التنسيق والتكامل بين الإدارات من خلال الإشراف على المبادرات المشتركة ومتابعة تقدم تنفيذها.

لجنة الاستثمار

تعد لجنة الاستثمار إحدى اللجان المنبثقة عن مجلس إدارة الشركة، وتهدف إلى دعم المجلس في ممارسة مهامه الرقابية المتعلقة بالنشاط الاستثماري، وذلك من خلال:

الإشراف الدوري على تنفيذ الأعمال والخطط الاستثمارية للشركة، التوصية لمجلس الإدارة عند الحاجة.
اعتماد السياسات والخطط والاستراتيجيات الاستثمارية للشركة.
تنفيذ المهام المحالة إليها من مجلس الإدارة بهدف تعزيز كفاءة الاستثمار.
دراسة الفرص الاستثمارية داخل المملكة , وتحليل جدواها، ورفع التوصيات بشأنها.
متابعة تنفيذ المخطط الشامل وتطوراته، ومدى توافق الاستثمارات معه.
دراسة خطط ومبادرات التطوير العقاري، خصوصا في مكة المكرمة ومنطقة المشاعر المقدسة.
دراسة مشاريع تطوير البنية التحتية ومراجعة جدواها الاقتصادية والاستراتيجية.
بحث فرص إقامة شراكات استثمارية مع القطاعين الحكومي والخاص.
تحليل المخاطر المرتبطة بالفرص الاستثمارية، ورفع مقترحات التخفيف منها.
التنسيق مع الإدارات المعنية بشأن الدراسات المالية، القانونية، والفنية المرتبطة بالمشاريع الاستثمارية.
مراجعة تقارير الجدوى والعائد المتوقع للمشاريع الاستثمارية قبل اعتمادها.
التأكد من اتساق الاستثمارات مع استراتيجية الشركة ورؤيتها بعيدة المدى.

سياسات عضوية مجلس الإدارة

تهدف هذه السياسة إلى تنظيم عملية اختيار وتعيين أعضاء مجلس الإدارة، وضمان وجود إطار حوكمي يحقق الكفاءة، والتنوع، والاستقلالية، بما يدعم فعالية أداء المجلس ومسؤوليته في التوجيه الاستراتيجي والرقابة. فيما يلي تلخيص لأهداف هذه السياسات:

تحديد المؤهلات والمتطلبات اللازمة للعضوية لضمان ترشيح أعضاء يتمتعون بالكفاءة المهنية، والخبرة المتخصصة، والنزاهة الشخصية التي تؤهلهم لتحمل مسؤولياتهم بفعالية.
تحقيق التنوع في الخبرات والمهارات لضمان وجود مزيج مناسب من الخلفيات المهنية (قانونية، مالية، استثمارية، صناعية، وغيرها) التي تسهم في إثراء مناقشات المجلس واتخاذ قرارات متوازنة.
تعزيز مبدأ الاستقلالية في الترشح والعضوية من خلال تحديد معايير الاستقلال وضوابط تعارض المصالح، بما يعزز الرقابة الموضوعية ويحد من التأثيرات غير العادلة في قرارات المجلس.
وضع ضوابط ومعايير للترشيح وإعادة التعيين لضمان تعيين الأعضاء بطريقة شفافة وعادلة، مع تقييم أدائهم بشكل دوري وإعادة النظر في تجديد عضويتهم وفقًا لمؤشرات واضحة.
الالتزام بمتطلبات الأنظمة واللوائح ذات العلاقة، مثل نظام الشركات، بما يضمن الامتثال التنظيمي الكامل.
تعزيز الشفافية والمسؤولية من خلال الإفصاح عن معايير الترشح، وأسباب قبول أو رفض المرشحين، وآليات التقييم والتعيين.

الإجراءات المنظمة لحالات تعارض المصالح

تهدف هذه السياسة إلى بيان المبادئ والإجراءات المنظمة لحالات تعارض المصالح، التي تشمل مالك الشركة، وأعضاء مجلس الإدارة، واللجان المنبثقة عنه، وكبار التنفيذيين، والموظفين، والمراجعين الخارجيين، والمستشارين، وأصحاب المصلحة الآخرين حسب الحاجة، وتأتي هذه السياسة انطلاقًا من التزام الشركة بتطبيق أعلى معايير الشفافية والمساءلة، وضمان الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية ذات العلاقة.

وتهدف السياسة إلى:

تحديد وتعريف حالات تعارض المصالح الفعلية أو المحتملة التي قد تؤثر على استقلالية القرارات أو نزاهة التعاملات داخل الشركة ، وفقًا للأنظمة والتعليمات المنظمة ذات الصلة، واللوائح المعتمدة من الجهات الرقابية.
وضع إطار واضح للتعامل مع حالات تعارض المصالح.
تعزيز مبادئ الحوكمة الرشيدة من خلال حماية مصالح الشركة وأصحاب العلاقة، وضمان اتخاذ جميع القرارات بما يخدم مصلحة الشركة بعيدًا عن التأثيرات الشخصية أو العلاقات الخاصة.
تنظيم العلاقة مع الأطراف ذات العلاقة، بما في ذلك أعضاء مجلس الإدارة، وكبار التنفيذيين، وأي جهة يمكن أن تؤثر على قرارات الشركة أو تتأثر بها.
تطبيق الإجراءات الوقائية والتصحيحية اللازمة عند ثبوت أو احتمال وجود حالة تعارض مصالح، بما في ذلك الإفصاح والامتناع عن التصويت أو المشاركة في اتخاذ القرار.

ميثاق التعاون بين الجهات الرقابية

عملت شركة كدانة على إعداد وثيقة تنظيمية تُبرم مع عدد من الجهات الرقابية المختصة، بهدف تنسيق الأدوار، وتكامل الجهود الرقابية، وتبادل المعلومات ذات العلاقة بالرقابة، بما يعزز كفاءة وفعالية العمل الرقابي، ويمنع الازدواجية أو التعارض في الصلاحيات بين مختلف الجهات الرقابية، سواء في القطاع العام أو الخاص. يهدف هذا الميثاق إلى ما يلي:

تعزيز التكامل المؤسسي بين الجهات الرقابية لضمان أداء المهام الرقابية بكفاءة وفاعلية.
تبادل المعلومات والبيانات الرقابية بطريقة آمنة ومنظمة، في إطار قانوني واضح يحفظ سرية البيانات ويحمي المصالح.
توحيد وتنسيق الجهود الرقابية بما يسهم في تفادي التكرار أو التعارض في أعمال الفحص والمراجعة.
رفع مستوى الامتثال والالتزام في المؤسسة، عبر تطوير آليات رقابية أكثر دقة واستباقية.
دعم مبادئ الشفافية والنزاهة ومكافحة الفساد، وتعزيز ممارسات الحوكمة الرشيدة في القطاع.
تنظيم آليات الإحالة والمتابعة عند رصد مخالفات تستدعي تدخل جهات رقابية مختصة أخرى

ميثاق السلوك المهني والأخلاقي

يؤكد هذا الميثاق التزام شركة كدانة بتطبيق أعلى المعايير المهنية والأخلاقية في جميع تعاملاتها ، ويشكل هذا الميثاق مرجعية أساسية لسلوك الموظفين على مختلف مستوياتهم، بما يرسي ثقافة النزاهة والشفافية والمسؤولية.
ويستند الميثاق إلى مجموعة من المبادئ الأساسية التي يجب على جميع الموظفين الالتزام بها، وهي كالتالي:

الأمانة والإخلاص في أداء المهام:
الالتزام التام بما ورد في هذا الميثاق، والعمل بكل تفانٍ ومهنية لخدمة مصالح الشركة وأهدافها.
تجنب تعارض المصالح:
الامتناع عن الدخول في أي علاقات أو ممارسات قد تؤدي إلى تعارض فعلي أو محتمل بين المصالح الشخصية ومصالح الشركة، أو ما قد يوحي بوجود هذا التعارض.
حفظ سرية المعلومات:
احترام السرية التامة لجميع المعلومات التي يتم الاطلاع عليها أثناء العمل، وعدم استخدامها لأي أغراض شخصية أو إفشائها دون تصريح رسمي.
الحفاظ على سمعة الشركة:
التصرف بصورة تليق بالقيم المؤسسية للشركة، وتجنب أي سلوك أو نشاط من شأنه الإضرار بسمعة الشركة أو موظفيها، أو التشكيك في نزاهتهم.
النزاهة في استخدام أصول الشركة:
التعامل مع ممتلكات وأصول الشركة بمسؤولية وأمانة، وعدم استخدامها إلا في الأغراض المصرح بها والمتعلقة بالعمل

سياسة الإبلاغ عن المخالفات

تلتزم شركة كدانة بتطبيق أعلى المعايير المهنية والأخلاقية، بما يعزز حماية قيمة الشركة والحفاظ على مبادئ العدالة، النزاهة، الشفافية، الإنصاف، والمسؤولية في جميع أنشطتها وعملياتها, وتسعى الشركة من خلال هذه السياسة إلى تعزيز بيئة عمل قائمة على الثقة والشفافية، تمكن الأفراد من الإبلاغ عن أي ممارسات غير قانونية أو مخالفة للسياسات والمعايير المعتمدة، دون خوف من الانتقام أو المساس بحقوقهم وتمنح هذه السياسة الموظفين وأصحاب العلاقة الطمأنينة الكاملة في التوجه إلى الجهات المعنية داخل الشركة للإبلاغ عن أي تصرفات يُشتبه بأنها:

مخالفة للأنظمة أو اللوائح أو السياسات المعتمدة وتشكل خطرًا فعليًا أو محتملاً على سلامة الأفراد أو أصول الشركة.
سوء تصرف مالي أو إداري، أو أي سلوك غير مهني قد يلحق ضررًا بسمعة الشركة أو بأطراف أخرى من عملاء أو موظفين.

يتم استقبال جميع البلاغات ومعالجتها بسرية تامة، ولا يتم الكشف عن هوية المبلغ إلا بموافقته أو بموجب متطلبات نظامية، وتلتزم الشركة بعدم اتخاذ أي إجراءات انتقامية ضد أي شخص يبلغ عن مخالفة بحسن نية. كما يتم التحقيق في جميع البلاغات الموثوقة، واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة في حال ثبوت المخالفة.

يمكن تقديم البلاغات من خلال القنوات التالية:
عبر البريد الإلكتروني: whistleblowing@kidana.com.sa
من خلال موقع الشركة الرسمي: www.kidana.com.sa

إدارة المخاطر

تعتمد سياسات وإجراءات إدارة المخاطر واستمرارية الأعمال في شركة كدانة على مواءمة التوجهات والأهداف الاستراتيجية مع المسؤوليات الأساسية للإدارة، بهدف تحسين العمليات وضمان استمراريتها من خلال الإجراءات التالية:

توحيد العمليات والإجراءات: تساعد السياسة في توحيد طريقة تنفيذ المهام الإدارية، مما يقلل من التباين ويضمن الاتساق في تقديم الخدمات.
تحسين كفاءة سير الأعمال: توفر الإجراءات خطوات واضحة لتنفيذ السياسات، مما يمكن منسوبي الإدارة من أداء مهامهم بسرعة ودقة، ويقلل من الأخطاء والتكرار غير الضروري.
تحديد الأدوار والمسؤوليات: توضح السياسة من هو المسؤول عن كل مهمة أو إجراء، مما يسهم في تحسين التنسيق بين منسوبي الإدارة ويقلل من التداخل أو الغموض في الأدوار.
تقديم خدمة ذات جودة عالية: من خلال تحسين العمليات وضمان اتباع الإجراءات الصحيحة، تهدف السياسة إلى رفع مستوى جودة الخدمات المقدمة لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
دعم التدريب والتطوير: تعتبر السياسة مرجعًا مهمًا لتدريب الموظفين الجدد وتحسين مهارات الموظفين الحاليين، حيث تقدم إرشادات واضحة حول كيفية القيام بالمهام المختارة

الأمن السيبراني والخصوصية

تهدف إدارة الأمن السيبراني في شركة كدانة إلى حماية الفضاء السيبراني الخاص بالشركة، من خلال تحقيق أعلى مستويات السرية والسلامة والتوافر، وضمان حماية البيانات من الوصول أو الاستخدام غير المصرح به، أو الكشف، أو الفقدان. الخصوصية: تلتزم شركة كدانة، ممثلة بإدارة الأمن السيبراني، بتطبيق أعلى معايير الأمن والسرية، من خلال الالتزام بضوابط الأمن السيبراني والتوجيهات الصادرة من الجهات ذات العلاقة والاختصاص. البيانات الشخصية: تدرك شركة كدانة أهمية الخصوصية وحماية البيانات الشخصية في العصر الرقمي، وتلتزم بحمايتها وفقًا لأفضل الممارسات، وذلك من خلال ضمان الشفافية في جمعها وتخزينها واستخدامها، سواء أثناء تصفح موقع الشركة الإلكتروني أو عند استخدام أي من خدماتها الرقمية

إدارة الالتزام

تهدف إدارة الالتزام في الشركة إلى ضمان التزام الشركة وموظفيها بكافة الأنظمة واللوائح والتشريعات ذات العلاقة، والحد من المخاطر القانونية والتنظيمية، بما يعزز السمعة المؤسسية ويحقق استدامة الأعمال.
وتقوم أعمال الإدارة على المحاور التالية:
الامتثال التشريعي:
ضمان الالتزام بالقوانين واللوائح الوطنية المنظمة لأعمال الشركة.
السياسات والإجراءات الداخلية:
تطوير وتطبيق سياسات واضحة تضمن الانضباط والامتثال داخل الشركة.
التوعية والتدريب:
رفع وعي الموظفين بمبادئ الالتزام وأخلاقيات العمل والتشريعات ذات العلاقة.
المراقبة والمتابعة:
مراقبة الالتزام من خلال عمليات تدقيق دورية وتحليل مخاطر عدم الامتثال.
قنوات الإبلاغ:
توفير آلية آمنة وسرية للإبلاغ عن المخالفات والانتهاكات.
الإفصاح والشفافية:
التواصل مع الجهات الرقابية والإفصاح عن أي مخالفات حسب المتطلبات التنظيمية.
مراجعة وتحديث البرنامج:
إجراء مراجعات دورية لبرنامج الالتزام وتحديثه بناءً على التغيرات التنظيمية والتشريعية، مع التركيز على التحسين المستمر